Do podstawowych zadań Działu Spraw Pracowniczych i Organizacyjnych należy

1) prowadzenie spraw związanych z całokształtem problematyki kadrowej Ośrodka, doborem i oceną kadry oraz właściwą strukturą zatrudnienia,
2) sporządzanie tabel kalkulacyjnych zatrudnienia i funduszu wynagrodzeń,
3) sporządzanie sprawozdań i analiz dotyczących zatrudnienia,
4) prowadzenie dokumentacji dotyczącej nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy,
5) sporządzania pism dotyczących spraw pracowniczych w trakcie trwania stosunku pracy,
6) prowadzenie dokumentacji dotyczącej badań okresowych pracowników,
7) prowadzenie rocznych kart ewidencji czasu pracy,
8) przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem, sporządzaniem pism wynikających ze stosunku pracy oraz dokumentacji dyrektorów jednostek organizacyjnych Miasta Kielce będących w nadzorze Ośrodka,
9) prowadzenie dokumentacji dotyczącej umów cywilno-prawnych,
10) współpraca z Miejskim Urzędem Pracy i Powiatowym Urzędem Pracy w sprawach organizacji staży absolwenckich, przygotowania zawodowego dla bezrobotnych oraz prac interwencyjnych,
11) obsługa programu kadrowo-płacowego i programu PŁATNIK,
12) naliczanie i sporządzanie miesięcznych list płac wynagrodzeń, list dodatkowych, innych świadczeń przysługujących pracownikom oraz z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
13) naliczanie i dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń z tytułu: rat pożyczek z KZP i z ZFŚS, składek na ubezpieczenie grupowe, zajęć komorniczych,
14) sporządzanie list płac z tytułu umów zleceń i o dzieło zgodnie z rachunkami,
15) dokonywanie rozliczeń miesięcznych i rocznych z ZUS i US oraz z pracownikami i emerytami,
16) wydawanie zaświadczeń dla pracowników Ośrodka oraz instytucji,
17) prowadzenie korespondencji z komornikami, ZUS, US i innymi jednostkami,
18) prowadzenie imiennych kartotek zasiłków chorobowych oraz wydruk rocznych kartotek wynagrodzeń pracowników Ośrodka i zleceniobiorców,
19) sporządzanie sprawozdawczości z zadań realizowanych w Dziale.

Opracował: Dział Spraw Pracowniczych i Organizacyjnych, stan na dzień 04-04-2024

W strukturze Działu Spraw Pracowniczych i Organizacyjnych wyodrębnia się Sekcję ds. Organizacyjnych

Do podstawowych zadań Sekcji ds. Organizacyjnych należy

1) prowadzenie dokumentacji dotyczącej szkoleń,
2) prowadzenie dokumentacji dotyczącej oświadczeń majątkowych dla pracowników Ośrodka i dyrektorów nadzorowanych jednostek organizacyjnych Miasta Kielce,
3) prowadzenie rejestru i wydawanie legitymacji służbowych,
4) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej:
a) organizacja posiedzeń Komisji Socjalnej oraz prowadzenie dokumentacji Komisji,
b) opracowywanie planu podziału środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
c) prowadzenie kart ewidencyjnych osób korzystających ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
5) koordynowanie prac związanych z opracowaniem dokumentów strategicznych z zakresu pomocy społecznej oraz sporządzaniem raportów z ich realizacji,
6) przygotowywanie oceny zasobów pomocy społecznej w oparciu o analizę lokalnej sytuacji społecznej i demograficznej oraz rocznych sprawozdań z działalności Ośrodka, jak również innych raportów, diagnoz, zestawień wynikających z rozeznanych potrzeb,
7) administrowanie stroną internetową Ośrodka oraz aktualizacja zamieszczanych treści,
8) redagowanie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ośrodka,
9) sporządzanie sprawozdań resortowych i jednorazowych w Centralnej Aplikacji Statystycznej,
10) prowadzenie dokumentacji dotyczącej:
a) prenumeraty,
b) informacji zastrzeżonych,
c) kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem,
11) przygotowanie wspólnie z kierownikami komórek organizacyjnych projektów zarządzeń Dyrektora Ośrodka,
12) sporządzanie i prowadzenie rejestru wydanych zarządzeń Dyrektora Ośrodka,
13) sporządzanie i prowadzenie rejestru wydanych pełnomocnictw i upoważnień Dyrektora Ośrodka,
14) sporządzanie i prowadzenie rejestru wydanych poleceń służbowych Dyrektora Ośrodka,
15) prowadzenie dokumentacji odnośnie przeprowadzonych kontroli w Ośrodku,
16) sporządzanie i prowadzenie rejestru wydanych pełnomocnictw i upoważnień Prezydenta Miasta Kielce dla Dyrektora i pracowników Ośrodka do realizacji działań w imieniu Prezydenta Miasta Kielce,
17) przygotowanie wspólnie z kierownikami komórek organizacyjnych projektów zarządzeń Prezydenta Miasta Kielce i uchwał Rady Miasta Kielce,
18) tworzenie aktów prawnych w Edytorze Aktów Prawnych XML,
19) prowadzenie rejestru interpelacji i wyjaśnień,
20) prowadzenie rejestru stanowisk komisji Rady Miasta Kielce,
21) prowadzenie rejestru udostępnianych informacji publicznych,
22) prowadzenie rejestru porozumień i umów zawartych z organami administracji rządowej, jednostkami samorządu terytorialnego, organizacjami pozarządowymi, sektorem prywatnym,
23) prowadzenie terminarza zajęć Dyrektora Ośrodka,
24) prowadzenie książek korespondencyjnych,
25) przyjmowanie oraz ekspedycja poczty, prowadzenie książek nadawczych,
26) organizacja wyjazdów przydzielonych samochodów służbowych,
27) sporządzanie pism dotyczących klientów Ośrodka,
28) sporządzanie odpowiedzi na wnioski dotyczące ewidencji ludności,
29) rozdzielanie i przekazywanie do poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka dokumentacji oraz korespondencji,
30) prowadzenie rejestru skarg i odwołań,
31) prowadzenie rejestru i wydawanie pieczęci służbowych,
32) obsługa elektronicznej skrzynki pocztowej Ośrodka oraz Platformy ePUAP,
33) wprowadzanie i stosowanie w praktyce uzgodnionej z państwową służbą archiwalną instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego,
34) prowadzenie archiwum zakładowego:
a) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
b) przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
c) przechowywanie, zabezpieczenie, ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt,
d) porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych,
e) udostępnianie akt do celów służbowych i innych,
f) prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął,
g) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
h) utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym nadzorującym archiwum zakładowe,
35) prowadzenie Punktu Pomocy dla Obywateli Ukrainy:
a) przyjmowanie artykułów spożywczych, chemicznych i higienicznych przeznaczonych dla obywateli Ukrainy, którzy opuścili teren swojego kraju, w związku z konfliktem zbrojnym po 24 lutym 2022 r.,
b) magazynowanie przyjętych artykułów,
c) wydawanie artykułów spożywczych, chemicznych i higienicznych obywatelom Ukrainy,
d) obsługa programu komputerowego Subiekt GT przeznaczonego do prowadzenia Punktu Pomocy dla obywateli Ukrainy,
e) prowadzenie ewidencji osób korzystających z Punktu Pomocy dla obywateli Ukrainy.
36) prowadzenie Punktu Pomocy dla Obywateli Ukrainy i dla Kielczan,
37) sporządzanie sprawozdawczości z zadań realizowanych w Sekcji.

Opracował: Dział Spraw Pracowniczych i Organizacyjnych, stan na dzień 04-04-2024